Sigorta acentesi programı nedir, seçerken nelere bakılmalı?
Kısa tanım
Sigorta acentesi programı, bir acentenin günlük işini — müşteriden gelen talebi, sigorta şirketlerinden alınan fiyatları, düzenlenen poliçeleri, tahsilatı, şirkete yapılan ödemeyi, komisyonu ve ay sonu mutabakatını — tek bir sistemde izlemesini sağlayan yazılımdır. Bazıları yalnızca poliçe listesi tutar, bazıları muhasebeyi de içine alır. Aradaki fark, programın acentenin para akışını ne kadar anladığıdır.
Excel neden yetmez?
Çoğu acente işe Excel ile başlar ve bir süre yeterli de gelir. Sorunlar genelde şu sırayla ortaya çıkar:
- Teklifler kaybolur. Fiyat verilen ama cevap beklenen müşteri için “ne zaman arayacaktık?” sorusunun cevabı bir hücrede değil, birinin aklındadır.
- Aynı müşteri üç farklı satırda yaşar. Telefonu bir satırda güncellenir, diğerinde eski kalır.
- Para karışır. Müşterinin kartıyla doğrudan şirkete ödenen poliçe ile acente kartıyla ödenen poliçe aynı tabloda aynı görünür; ay sonunda kart ekstresi tutmaz.
- Komisyon tahmindir. Şirketin bildirdiği kesin tutar ile sizin hesapladığınız arasındaki fark, mutabakata kadar fark edilmez.
- Yetki yoktur. Dosyayı açan personel acentenin kazancını da, bütün müşteri listesini de görür.
Bir acente programında olması gerekenler
| İhtiyaç | Programda karşılığı |
|---|---|
| Fiyat istenen müşteriyi unutmamak | Durum bazlı teklif takibi (fiyat çalışılacak, onay bekliyor, onaylandı, takipte) |
| Poliçeyi yeniden yazmamak | PDF poliçe okuma, Excel'den toplu yükleme, mükerrer kontrolü |
| Yenilemeyi kaçırmamak | Bitişi yaklaşan poliçelerin listesi ve yenileme teklifi |
| Kasa, banka ve acente kartını tutturmak | Poliçeye bağlı tahsilat ve şirkete ödeme kaynağı, kart ekstresi |
| Komisyonu doğru hesaplamak | Şirket, dış acente ve komisyoner anlaşmaları; tahmini ve kesin komisyon |
| Şirketle hesaplaşmak | Üretim listesi yükleyip farkları gösteren mutabakat |
| Personeli yetkilendirmek | Modül ve işlem bazında yetki |
Seçerken sorulacak 10 soru
- Kurulum gerekiyor mu? Web tabanlı bir program her cihazdan açılır; masaüstü program genelde tek bilgisayara bağlıdır.
- Telefonda gerçekten kullanılabiliyor mu? Tablonun küçültülmüş hali değil, telefona uygun görünüm olmalı.
- Teklif durumları sizin iş akışınıza uyuyor mu? Fiyat çalışılacak, müşteri onayı ve takip ayrı ayrı görülebilmeli.
- Poliçe PDF'ini okuyabiliyor mu? Okuma sırasında belge nereye gönderiliyor? Müşteri verisi üçüncü bir servise gidiyorsa bunu bilmelisiniz.
- Müşteri kartıyla ödeme ile acente kartıyla ödeme ayrı tutuluyor mu? Ayrılmıyorsa muhasebe ekranı süsten ibarettir.
- Komisyon anlaşması tanımlanabiliyor mu? Branşa, şirkete, yeni iş/yenilemeye göre farklı oranlar girilebilmeli.
- Dış acente ve komisyoner payı poliçe bazında hesaplanıyor mu? Ay sonu tartışmalarının çoğu buradan çıkar.
- Mutabakat dosyasını okuyabiliyor mu? Farklar, sizde olmayanlar ve şirkette olmayanlar ayrı listelenmeli.
- Yedekleme kimin işi? Otomatik ve düzenli olmalı; kaç günlük yedek tutulduğunu sorun.
- Fiyat açık mı? Personel sayısına göre aylık ücret, kurulum ücreti olup olmadığı ve ek kullanıcı bedeli baştan bilinmeli.
Geçiş ve deneme
Program ne kadar iyi olursa olsun, mevcut müşteri listenizi ve poliçelerinizi taşıyamıyorsanız başlamak zordur. Seçmeden önce müşteri listesinin Excel ile aktarılabildiğini ve poliçelerin toplu yüklenebildiğini görün. Mümkünse programı örnek verili bir demo hesapta kendiniz kullanın: bir teklif açın, fiyat girin, poliçeye aktarın ve muhasebede nereye düştüğüne bakın. Bu beş dakikalık deneme, uzun bir sunumdan daha çok şey anlatır.
Excel'den geçişi nasıl planlayacağınızı Excel'den sigorta acente programına geçiş yazısında adım adım anlattık.