Excel'den sigorta acente programına geçiş
“Bütün müşterilerim, poliçelerim Excel'de; programa geçersem hepsini baştan mı yazacağım?” Bu, program değiştirmek isteyen acentelerin en büyük korkusudur. İyi haber: her şeyi aynı gün taşımak zorunda değilsiniz. Geçişi sıraya koyduğunuzda ilk hafta içinde günlük işinizi yeni programda yürütmeye başlayabilirsiniz.
1. Önce neyi taşıyacağınıza karar verin
| Veri | Öncelik | Neden |
|---|---|---|
| Müşteri listesi | Yüksek | Teklif ve poliçe girerken müşteri kartının hazır olması işi hızlandırır. |
| Aktif poliçeler | Yüksek | Yenileme takibi ve satış fırsatları buradan beslenir. |
| Açık bakiyeler | Orta | Kimden ne alacağınızı ilk günden bilmek için; tek tek değil, açılış bakiyesi olarak. |
| Süresi dolmuş eski poliçeler | Düşük | Geçmiş için gerekli ama günlük işi beklemesin. |
| Eski muhasebe hareketleri | Düşük | Çoğu acente geçiş tarihinden itibaren başlayıp eskiyi raporda tutar. |
2. Excel'i temizleyin
Programa giren veri, çıkan raporun kalitesini belirler. Aktarmadan önce şu kontrolleri yapın:
- Kimlik numarası: T.C./VKN sütununda boşluk, nokta veya eksik hane olmasın. Müşteri eşleştirmesi bu numarayla yapılır.
- Aynı müşteri: “Ahmet Yılmaz” ve “AHMET YILMAZ” aynı kişiyse tek satıra indirin.
- Tarih biçimi: Bütün tarihler aynı biçimde olsun (gg.aa.yyyy gibi).
- Tutarlar: Prim sütununda “TL” yazısı, metin olarak girilmiş sayı kalmasın.
- Plaka: “34ABC123” ile “34 ABC 123” aynı araçtır; tek biçim seçin.
3. Şablonla aktarın
İyi bir program, müşteri ve poliçe için hazır bir Excel şablonu verir. Kendi dosyanızın sütunlarını bu şablona kopyalamak, sütun eşleştirmeyle uğraşmaktan çoğu zaman daha hızlıdır. Aktarmadan sonra mutlaka birkaç rastgele kaydı açıp kontrol edin: isim, kimlik, bitiş tarihi ve prim doğru gelmiş mi?
Aynı dosyayı yanlışlıkla iki kez aktarırsanız ne olacağını önceden öğrenin. Programın aynı poliçeyi ikinci kez açmaması gerekir.
4. Geçiş gününü belirleyin
Bir tarih seçin ve o günden itibaren yeni teklifleri ve poliçeleri yalnızca programa girin. Aynı işi hem Excel'de hem programda tutmak birkaç hafta sonra iki farklı gerçek yaratır. Eski Excel'i salt okunur bir arşiv olarak saklayın.
5. İlk ay için öneriler
- Gelen yeni poliçeleri PDF'ten okutarak girin; hem hızlıdır hem yazım hatası azalır.
- İlk ay sonunda bir şirketle mutabakat yapın; aktarılan poliçelerdeki eksikler bu sırada ortaya çıkar.
- Personel yetkilerini ilk günden ayarlayın; sonradan kısıtlamak daha zordur.
Gerçekçi beklenti
Hiçbir geçiş “tek tık”la olmaz. Başka bir programdan çıkan dosyalar programdan programa farklıdır ve bazı alanlar elle düzeltme ister. Önemli olan, günlük işin geçiş tamamlanmayı beklemeden yeni sistemde başlayabilmesidir.