Acente mutabakat programı: şirketin listesi ile sizin kayıtlarınız satır satır
Ay sonunda şirketten gelen üretim listesini kendi kayıtlarınızla göz ucuyla karşılaştırmak saatler sürer ve farklar yine gözden kaçar. Poliçem 7/24 dosyayı okur, poliçeleri eşleştirir, farkları ayırır; neyi kabul edeceğinize siz karar verirsiniz.
Dosya yüklenince ne olur?
Tutar farkı
Poliçe iki tarafta da var ama prim veya komisyon farklı. Fark ve etkisi satırda gösterilir.
Kayıtlarda eksik
Şirket listesinde olup sizde kaydı olmayan poliçe; çoğu zaman girilmeyi unutulmuş bir iş.
Şirkette eksik
Sizde kayıtlı ama şirketin listesinde görünmeyen poliçe; şirkete sorulması gereken kalem.
Tamam
İki tarafta aynı olan poliçeler; kontrol listesinden düşer.
Dosya tek başına hiçbir muhasebe hareketi oluşturmaz. Farkları inceler, kabul ettiklerinizi “Kabul edilen farkları uygula” ile işler, ardından mutabakatı onaylarsınız. Dosyadaki komisyonun hesaba yazılıp yazılmayacağını ayrıca seçersiniz.
Adım adım aylık mutabakat
- Tarafı ve dönemi seçinSigorta şirketi, dış acente ya da komisyoner; ve ay. Bizdeki döküm açılış, prim, komisyon, iptal/zeyil, ödeme, mahsup ve kapanışla görünür.
- Karşı tarafın dosyasını yükleyinExcel veya XML. İlk yüklemede sütunların hangi bilgiye karşılık geldiği önizlenir.
- Sekmeleri inceleyinFarklar, kontrol bekleyen, bizde yok, dosyada yok, eşleşen. Satıra tıklayınca farkın etkisi sağda açıklanır.
- Kabul edileni uygulayınSeçtiğiniz düzeltmeler kayıtlara işlenir. Kapalı bir döneme düşen değişiklik düzeltme kuyruğuna gider.
- Mutabakatı onaylayınAçık fark kalmadığında onaylarsınız; o cari, “açık farkı olanlar” listesinden düşer.
Mutabakat hakkında sorular
Hangi şirketlerin dosyaları okunur?
Excel ve XML dosyaları okunur. Şirketlerin dosya düzenleri farklı olduğu için ilk yüklemede sütun eşleştirmesini önizler, gerekirse düzeltirsiniz. Belirli bir şirketin dosyasında sorun yaşarsanız örnek dosyayı bize iletin, birlikte bakalım.
Mutabakat yalnızca sigorta şirketleriyle mi yapılır?
Hayır. Dış acente ve komisyonerlerle de aynı ekrandan mutabakat yapılır. Portal kullanan iş ortağınız kendi tarafından itiraz iletebilir; yanıtlanmamış itirazlar listede görünür.
Yanlışlıkla uygulanan bir fark geri alınabilir mi?
Muhasebe kayıtları sessizce silinmez; düzeltme ters kayıtla yapılır ve iz kalır. Kapalı dönemlerde değişiklik düzeltme talebi olarak onaya düşer.
İlgili konular
Daha fazlası için: Poliçe mutabakatı nedir, nasıl yapılır?
Kendi gözünüzle görün
Poliçem 7/24'ü örnek bir acente üzerinden size canlı gösterelim; sorularınızı yanıtlayalım.