Poliçe mutabakatı nedir, nasıl yapılır?
Poliçe mutabakatı, acentenin kendi kayıtlarındaki poliçeleri ve tutarları, sigorta şirketinin (ya da birlikte çalışılan bir acentenin) kayıtlarıyla karşılaştırıp iki tarafın aynı rakamda anlaşmasıdır. Amaç basit: şirketin size bildirdiği komisyon ve borç ile sizin hesabınız aynı olsun.
Neden önemli?
- Kayıp gelir: Şirket listesinde olup sizde kaydı olmayan poliçe, girilmeyi unutulmuş bir iştir; komisyonu ve tahsilatı takip edilmiyordur.
- Yanlış borç: Sizde olup şirkette görünmeyen poliçe, şirkete fazladan ödeme yapmanıza ya da müşterinin poliçesiz kalmasına yol açabilir.
- Komisyon farkı: Tahmin ettiğiniz komisyon ile şirketin bildirdiği arasındaki fark, ancak mutabakatta görünür.
Dört tür sonuç
| Sonuç | Anlamı | Ne yapılmalı? |
|---|---|---|
| Eşleşen | Poliçe iki tarafta aynı | Bir şey yapılmaz |
| Fark | Poliçe iki tarafta var, prim veya komisyon farklı | Hangi tarafın doğru olduğu incelenir; doğruysa kabul edilir |
| Bizde yok | Şirkette var, sizde kayıt yok | Poliçe kaydı açılır ya da şirkete sorulur |
| Dosyada yok | Sizde var, şirket listesinde yok | Şirkete iletilir; iptal edilmiş olabilir |
Adım adım aylık mutabakat
- Dönemi seçin: Genelde takvim ayı. Aynı dönemi iki taraf da kullanmalı.
- Kendi dökümünüzü çıkarın: Açılış bakiyesi, dönem poliçeleri, komisyon, iptal ve zeyiller, ödemeler, kapanış.
- Şirketin listesini alın: Excel veya XML. Sütunların hangi bilgiyi taşıdığını (poliçe no, kimlik, prim, komisyon, tarih) bir kez eşleyin.
- Karşılaştırın: Poliçe numarası ve kimlik bilgisiyle eşleştirin. Yalnızca kimlik numarasıyla eşleştirme, aynı müşterinin birden fazla poliçesinde yanıltır.
- Farkları çözün: Her farkın sebebini not edin. Kabul ettiğiniz düzeltmeleri kayıtlarınıza işleyin.
- Onaylayın ve dönemi kapatın: Kapanan döneme sonradan yapılan her değişiklik gerekçeli düzeltme olarak işlenmeli.
Sık yapılan hatalar
- Şirket dosyasını doğrudan muhasebeye işlemek: Dosya bir öneri olmalı, inceleme olmadan kayıt oluşturmamalı.
- Farkı silerek kapatmak: Eski kaydı silmek yerine ters kayıtla düzeltmek, sonradan neyin neden değiştiğini gösterir.
- Mutabakatı yalnızca yıl sonunda yapmak: Biriken farkların sebebini aylar sonra bulmak çok zordur.
Poliçem 7/24'te şirket, dış acente ve komisyoner için mutabakat aynı ekrandan yapılır: dosya yüklenir, farklar, bizde yok, dosyada yok ve eşleşenler ayrı sekmelerde çıkar; dosya tek başına hareket oluşturmaz, kabul ettiğiniz farkları siz uygularsınız. Ayrıntılar: Mutabakat programı.