Dış ve tali acente cari takibi nasıl yapılır?
Birden fazla acenteyle birlikte çalışan bir acentenin ay sonu sorusu hep aynıdır: “Bu ay kime ne kadar borçluyuz, kimden ne alacağız?” Cevap genelde iki tarafın elindeki iki farklı Excel'dir. Cari takibini sağlam yapmak için önce ilişkinin yönünü netleştirmek gerekir.
İlişkinin yönü
- Siz onlardan: Poliçeyi başka bir acentenin şirket yetkisiyle düzenliyorsunuz. Komisyonu şirketten o acente alır, size pay verir. Bu acente sizin alacaklı olduğunuz taraftır.
- Onlar sizden: Bir tali acente müşteri getirip poliçeyi sizden düzenletiyor. Komisyon size gelir, siz ona pay verirsiniz. Bu acenteye borçlu olursunuz.
- İki yönlü: İkisi birden. Aynı kartta alacak ve borç ayrı izlenmeli, sonra mahsup edilmelidir.
Her poliçe bir cari hareketidir
Cari bakiyeyi ay sonunda toplamdan çıkarmak yerine her poliçe kesildiğinde ilgili payı cariye yazmak, tartışmayı baştan bitirir. Örnek: ana komisyonu 1.000 TL olan bir poliçede, üzerinden düzenlediğiniz acenteden %80 (800 TL) alacak, müşteriyi getiren acenteye %70 (700 TL) borç yazılır; size 100 TL kalır.
İptal ve zeyiller de aynı şekilde cariyi düzeltmelidir. Anlaşmada iptal halinde payın iade edilip edilmeyeceği yazılı değilse, en sık anlaşmazlık buradan çıkar.
Ödemeyi açık kalemlere dağıtın
İş ortağına toplu bir ödeme yaptığınızda bu tutarın hangi poliçelerin payını kapattığını belirtin. Böylece “şu poliçenin payı ödendi mi?” sorusunun cevabı tek tek aranmaz. Kısmi ödemelerde kalan tutar açık kalem olarak görünmeye devam etmelidir.
Aylık mutabakat
- Dönem sonunda her iş ortağı için cari dökümü çıkarın: açılış, dönem payları, iptal/zeyil düzeltmeleri, ödemeler, kapanış.
- Karşı tarafın listesini isteyin ve poliçe poliçe karşılaştırın.
- Farkları gerekçesiyle kayda geçirin; kabul edilenleri işleyin.
- İki taraf da onayladığında dönemi kapatın; kapanan döneme sonradan yapılacak değişiklik gerekçeli düzeltme olarak işlensin.
İş ortağına kendi ekranını verin
Tartışmayı azaltmanın en etkili yolu, iş ortağının kendi poliçelerini ve dökümünü sizinle aynı kaynaktan görmesidir. Yalnızca kendi carisini görebileceği bir portal hesabı, ay sonu yazışmalarını ciddi ölçüde azaltır.