Sigorta acentesinde tahsilat ve acente kredi kartı takibi
Sigorta acentesinin para akışı, bir mağazanınkinden farklıdır. Aynı poliçenin primi bazen hiç acentenin hesabına uğramadan müşterinin kartından şirkete gider; bazen önce acentenin bankasına girer, sonra acentenin kartıyla şirkete ödenir. Bu farkı kayıtlarda ayırmayan bir acente, ay sonunda kasasının neden tutmadığını anlayamaz.
İki ayrı soru: müşteri nasıl ödedi, şirkete nasıl ödendi?
Her poliçe için iki soru ayrı ayrı cevaplanmalıdır:
| Soru | Olası cevaplar | Etkisi |
|---|---|---|
| Müşteri nasıl ödedi? | Müşteri kartı, nakit, havale; tam veya kısmi | Kasa/banka artar ya da müşterinin borcu açık kalır |
| Şirkete nasıl ödendi? | Acente kartı, banka, kasa, açık hesap | Kart borcu oluşur, banka/kasa azalır ya da şirkete borç kalır |
Müşteri primin tamamını kendi kartıyla doğrudan şirkete ödediyse ikinci sorunun cevabı “yok”tur: acentenin kasası, bankası ve kartı bu poliçeden etkilenmez, şirkete de borç oluşmaz.
Örnek: 10.000 TL'lik bir poliçe
- Müşteri 10.000 TL'yi havaleyle acentenin bankasına gönderir. Banka +10.000 TL.
- Acente primi şirkete kendi kredi kartıyla öder. Kart borcu +10.000 TL. Bu bir gider değildir; para bankada, borç kartta durur.
- Kartın kesim günü (örneğin her ayın 5'i) gelir; harcama kesilen ekstrede görünür.
- Son ödeme gününde (örneğin 15'i) ekstre bankadan ödenir. Banka −10.000 TL, kart borcu 0. Ekstre ödemesi de gider değildir; yalnızca borç kapanır.
Bu örnekte acentenin kazancı yalnızca komisyondur; prim, acentenin hesaplarından geçip giden bir emanettir. Kayıtlar bu ayrımı yapmazsa ciro ile kazanç birbirine karışır.
Taksitli kart işlemleri
Şirkete acente kartıyla taksitli ödeme yaptığınızda toplam tutar kart limitinden bir kez düşer, ama ekstrelere taksit taksit yansır. Kart borcunu takip ederken üç kalemi ayrı görmek gerekir:
- Kesilmiş ekstrenin kalanı,
- Henüz ekstreye girmemiş işlemler,
- İleri dönem taksitleri.
Kısmi tahsilat
Müşteri primin bir kısmını ödediyse kalan tutar müşterinin carisinde açık kalem olarak beklemelidir. Sonradan yapılan ödemeyi hangi poliçenin borcuna saydığınızı belirtmek, “bu müşteri neyi ödemedi?” sorusunu tek bakışta cevaplatır.
Ay sonu kontrol listesi
- Kasa ve banka bakiyeleri gerçek ekstre ve sayımla tutuyor mu?
- Acente kartının beklenen borcu, bankanın gönderdiği ekstreyle aynı mı?
- Ödemesi alınmamış poliçeler ve tutarları belli mi?
- Şirkete henüz ödenmemiş primler ve vadeleri belli mi?