Sigorta acentesi için en iyi program nasıl seçilir?
“En iyi sigorta acentesi programı” herkes için aynı değildir. Tek kişilik bir ofisin ihtiyacı ile dış acente ve komisyonerlerle çalışan, beş personelli bir acentenin ihtiyacı farklıdır. Yine de doğru programı ayırt etmek için sorulacak sorular aynıdır. Bu yazıda önce üç temel seçeneği karşılaştırıyoruz, sonra satış görüşmesinde ya da demoda sormanız gereken soruları sıralıyoruz.
Excel, masaüstü ve web tabanlı program
| Konu | Excel / defter | Masaüstü program | Web tabanlı program |
|---|---|---|---|
| Kurulum ve güncelleme | Yok; dosya sürümleri karışır | Her bilgisayara kurulur, güncelleme elle | Kurulum yok, güncelleme kendiliğinden |
| Telefondan erişim | Zor, düzenleme sınırlı | Genelde yok ya da uzak masaüstüyle | Tarayıcıdan, telefona uygun görünümle |
| Teklif ve yenileme takibi | Filtre ve renklerle, elle | Programa göre değişir | Programa göre değişir |
| Para akışı (kasa, banka, acente kartı) | Ayrı tablolar, bağlantısız | Programa göre değişir | Programa göre değişir |
| Yetki | Dosyayı açan her şeyi görür | Genelde kullanıcı bazında | Genelde modül bazında |
| Yedekleme | Sizin sorumluluğunuz | Çoğu zaman sizin sorumluluğunuz | Sağlayıcının sorumluluğu; kapsamını sorun |
Tablodaki “programa göre değişir” satırları en önemli satırlardır. Web tabanlı olmak tek başına bir programı iyi yapmaz; asıl fark, programın sigortacının iş akışını ve para akışını ne kadar anladığıdır. Aşağıdaki sorular bu farkı ortaya çıkarmak için.
Sorulacak 12 soru
İş akışı
- Teklif durumları ayrı ayrı görülebiliyor mu? Fiyat çalışılacak, müşteri onayı bekleyen, takibe alınan ve onaylanan teklifler ayrı listelerde olmalı. Onaylanan teklif tek adımda poliçeye aktarılabilmeli ve ikinci kez aktarıldığında yeni poliçe açmamalı.
- Poliçe PDF'ini okuyabiliyor mu, belge nerede okunuyor? Okuma sırasında müşteri verisi üçüncü bir servise gidiyorsa bunu bilmelisiniz. Okunan alanları kaydetmeden önce kontrol edebilmelisiniz.
- Yenilemeler kendiliğinden önünüze geliyor mu? Bitişi yaklaşan poliçeler bir listede görünmeli ve tek adımda dolu bir yenileme teklifi açılabilmeli.
- Telefonda gerçekten kullanılabiliyor mu? Tablonun küçültülmüş hali değil, telefona uygun görünüm olmalı. Sahada müşteri yanındayken poliçeyi plakayla arayıp belgesini açabilmelisiniz.
Para
- Müşteri kartıyla ödeme ile acente kartıyla ödeme ayrı tutuluyor mu? Ayrılmıyorsa muhasebe ekranı süsten ibarettir; ay sonunda kart ekstresi tutmaz.
- Acente kredi kartının kesim ve son ödeme günü tanımlanabiliyor mu? Ekstre girişi ve ekstre ödemesi ayrı işlemler olmalı; ekstre ödemesi gider yaratmamalı.
- Komisyon anlaşması tanımlanabiliyor mu? Branşa, şirkete, yeni iş/yenilemeye göre farklı oranlar girilebilmeli; tahmini ve kesin komisyon ayrılmalı.
- Dış acente ve komisyoner payı poliçe bazında hesaplanıyor mu? Ay sonu tartışmalarının çoğu buradan çıkar. İş ortağının carisi ve dökümü programdan alınabilmeli.
- Mutabakat dosyasını okuyabiliyor mu? Şirketin Excel ya da XML listesi yüklenince farklar, sizde olmayanlar ve şirkette olmayanlar ayrı listelenmeli. Dosya tek başına muhasebeyi değiştirmemeli.
Güven ve geçiş
- Personel yetkisi ne kadar ince ayarlanabiliyor? Personel tahsilat girebilmeli ama acentenin kazancını görmeyebilmeli.
- Yedekleme kimin işi, kaç gün geriye gidilebiliyor? Otomatik ve düzenli olmalı; yedeklerin ayrı bir yerde de tutulup tutulmadığını sorun.
- Mevcut verilerim nasıl aktarılacak? Müşteri listesinin Excel şablonuyla, poliçelerin toplu olarak aktarılabildiğini görün. Aynı dosya iki kez yüklenirse mükerrer kayıt oluşmamalı.
Demoda denenecek 5 adım
Sunum izlemek yerine programı örnek verili bir demo hesapta kendiniz kullanın. Şu beş adım yarım saatten kısa sürer ve programın iş akışınıza uyup uymadığını gösterir:
- Bir kasko teklifi açın, üç şirketin fiyatını girin, birini seçip müşteriye sunun.
- Teklifi onaylayıp poliçeye aktarın; aynı teklifi tekrar aktarmayı deneyin.
- Poliçenin ödemesini acente kredi kartıyla yapın; kart borcunun ve şirket hesabının nasıl değiştiğine bakın.
- Bitişi yaklaşan bir poliçeden yenileme teklifi açın.
- Mutabakat ekranında bir şirketin dönem dökümünü açın ve farkların nasıl gösterildiğini inceleyin.
Poliçem 7/24'te bu adımları şifresiz, uydurma verilerle dolu bir demo acentede deneyebilirsiniz.
Fiyatı doğru karşılaştırmak
Aylık ücret tek başına yanıltıcıdır. Karşılaştırırken şunları aynı tabloya yazın: kullanıcı başına mı, paket olarak mı ücretlendiriliyor; kurulum ücreti var mı; şirket başına ya da yıllık lisans var mı; ek kullanıcı bedeli ne kadar; belge depolama alanı ne kadar; fiyatlara KDV dahil mi. Poliçem 7/24'te fiyatlar aylık abonelik ücretidir, KDV hariçtir; kurulum ücreti ya da yıllık ücret yoktur. Paketleri fiyatlar bölümünde görebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Sigorta acentesi için en iyi program hangisi?
Herkes için tek bir doğru cevap yok; en iyi program, sizin iş akışınızı ve para akışınızı en az ek işle takip edendir. Teklif durumlarını ayrı gösteren, poliçe PDF'ini okuyan, müşteri kartı ile acente kartı ödemesini ayıran, komisyonu anlaşmadan hesaplayan ve mutabakat dosyasını okuyan bir programı demoda kendiniz deneyerek seçin.
Masaüstü mü, web tabanlı acente programı mı seçmeliyim?
Birden fazla bilgisayardan ya da telefondan çalışıyorsanız web tabanlı program pratik açıdan öne çıkar: kurulum ve güncelleme gerekmez, ofis dışında da erişilir. Masaüstü programda yedekleme ve güncelleme çoğu zaman sizin sorumluluğunuzdadır. Hangisini seçerseniz seçin, yetki, yedekleme ve veri aktarımı sorularını mutlaka sorun.
Acente programı seçerken en sık yapılan hata nedir?
Programı yalnızca poliçe listesi ekranına bakarak seçmek. Asıl farklar para tarafında çıkar: acente kredi kartıyla ödenen poliçe, kısmi tahsilat, dış acente payı ve şirketin bildirdiği kesin komisyon. Bunları demoda gerçek bir örnekle denemezseniz eksik, ilk ay sonunda tutmayan ekstre ve mutabakat farkı olarak ortaya çıkar.
Program değiştirirsem eski verilerim ne olur?
Müşteri ve poliçe listeleri çoğu programdan Excel olarak alınabilir ve yeni programa şablonla aktarılır. Her şeyi aynı gün taşımak zorunda değilsiniz: önce müşteriler ve aktif poliçeler, sonra açık bakiyeler. Eski muhasebe hareketleri çoğu acentede geçiş tarihinden itibaren başlatılır, eskisi arşiv olarak saklanır.
Acente programına ne kadar ödemeliyim?
Aylık ücreti; kurulum ücreti, yıllık ya da şirket başı lisans, ek kullanıcı bedeli, depolama alanı ve KDV ile birlikte karşılaştırın. Ayrıca personel sayınız arttığında ödeyeceğiniz tutarı hesaplayın. Poliçem 7/24'te paketler aylık 599, 999 ve 4.999 TL + KDV'dir; kurulum ücreti ve yıllık ücret yoktur.